Por: Darío Fernando Andrade Peinado
Tecnólogo SENA Gestión Administración de Propiedad Horizontal en Colombia
Director de la plataforma comunicacional: www.barriosyvecinos.com.co
Analista de Datos MINTIC – Talentotech
La administración de copropiedades en Colombia ha evolucionado significativamente con el uso de tecnologías y la aplicación de estrategias de facility management (FM). La gestión eficiente de los recursos, el mantenimiento de infraestructuras y la aplicación de normativas como el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), la ISO 9000 y los planes de prevención del IDIGER resultan fundamentales para garantizar la sostenibilidad y el bienestar de los residentes.
Explorar los principales componentes del FM en la administración inteligente de copropiedades(Smart Management PH), su impacto en la gestión y los indicadores de desempeño que permiten evaluar su eficiencia,. son la base estructural de una administración E3 Eficiente, eficaz y efectiva
Facility Management y sus Componentes en Copropiedades
El facility management comprende la gestión integral de infraestructuras, servicios y recursos dentro de una copropiedad. Entre sus principales componentes destacan:
1. Mantenimiento Manual y Tecnológico
El mantenimiento en las copropiedades puede ser reactivo, preventivo o predictivo. El mantenimiento preventivo, basado en cronogramas y uso de software de gestión (CMMS – Computerized Maintenance Management System), permite minimizar fallos y reducir costos. Según estudios de eficiencia, la implementación de software de gestión de mantenimiento puede reducir costos operacionales hasta en un 15% y aumentar la vida útil de los equipos en un 20%.
2. Procedimientos Administrativos: Tradicionales vs. Digitalizados
La digitalización ha permitido mejorar la eficiencia en la gestión de copropiedades mediante software ERP (Enterprise Resource Planning) y aplicaciones especializadas. Mientras que los procesos tradicionales demandan mayor tiempo y propician errores humanos, los sistemas automatizados optimizan la facturación, la comunicación con los residentes y el control financiero.
3. Prevención del Riesgo y Seguridad en Copropiedades
En el marco del SG-SST, la administración debe garantizar el cumplimiento de normativas para mitigar riesgos laborales y de seguridad. El uso de tecnologías como Circuito cerrado de televisión (CCTV), controles de acceso biométricos y aplicaciones de reporte de incidentes ha reducido en un 25% los incidentes de seguridad en copropiedades que han implementado estas soluciones.
4. Planes de Prevención del IDIGER
El Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático (IDIGER) exige que las copropiedades desarrollen planes de contingencia ante desastres naturales. Estudios indican que un 60% de los conjuntos residenciales en Bogotá han implementado parcialmente estos planes, lo que destaca la necesidad de fortalecer su aplicación y seguimiento.
No perder de vista y práctica los planes de emergencia, los planes de evacuación, los puntos de encuentro, los primeros respondientes, los primeros auxilios y el fibrilador que es un dispositivo para atender emergencias cardiácas para tratar ritmo cardiáco irregular, teniendo en cuenta por supuesto el conocimiento y el buen uso que debe tener este dispositivo.
5. Gestión Ambiental y Manejo de Residuos
La gestión ambiental es un factor clave en la administración de copropiedades. La separación en la fuente y el aprovechamiento de residuos, como respuesta efectiva al hiperconsumo, de la mano con el reciclaje, pueden reducir hasta un 30% los costos de disposición final. Además, el uso de energías renovables y tecnologías eficientes en el consumo de agua y electricidad permite una administración sostenible y alineada con normativas ambientales.
6. Mejora Continua en el Marco de la ISO 9000
La aplicación de sistemas de gestión de calidad basados en ISO 9001 permite estandarizar procesos y mejorar la satisfacción de los residentes. La implementación de encuestas de satisfacción, análisis de indicadores de gestión y auditorías internas permite evaluar el desempeño administrativo y tomar decisiones basadas en datos.
Hoy el soporte tecnológico con analítica y visualización de datos es una herramienta fundamental para la toma de decisiones informadas con base en los insights y patrones de comportamiento fundamentales para la eficiencia y la efectividad administrativa.
Indicadores de Gestión en la Administración de Copropiedades
Para evaluar la eficiencia de la administración, es clave el uso de indicadores de gestión, tales como:
- Tiempo promedio de respuesta a solicitudes (ideal: <24 horas)
- Nivel de satisfacción de residentes (>85%)
- Eficiencia del mantenimiento preventivo vs. correctivo (70% preventivo / 30% correctivo)
- Reducción de costos operativos por tecnología aplicada (>15%)
- Porcentaje de cumplimiento en seguridad y SG-SST (>95%)
- Porcentaje de separación y aprovechamiento de residuos (>50%)
- Porcentaje de mejoramiento de la convivencia (>70%)
- Porcentaje de incidencias operativas (<10%)
Enfoque Integral
La administración inteligente de copropiedades en Colombia requiere un enfoque integral basado en el facility management, el uso de tecnologías y la implementación de normativas de seguridad, calidad y medioambiente. La digitalización y el uso de software de gestión han demostrado mejorar la eficiencia operativa, reducir costos y aumentar la satisfacción de los residentes. Se recomienda a las copropiedades fortalecer sus estrategias de prevención, optimizar el mantenimiento preventivo y fomentar la sostenibilidad ambiental mediante prácticas de economía circular y energías renovables.
Administración Sostenible
En un mundo donde la gestión eficiente, eficaz y efectiva de los recursos es clave para la sostenibilidad, la administración de copropiedades debe evolucionar hacia modelos basados en datos, tecnología e innovación para garantizar el bienestar de las comunidades y el cumplimiento del marco legal que va más allá de la Ley 675 de 2001 y que genera en algunos casos responsabilidades y sanciones pecuniarias
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