Por: Darío Fernando Andrade Peinado
Tecnólogo SENA Gestión Administración de Propiedad Horizontal en Colombia
Director de la plataforma comunicacional: www.barriosyvecinos.com.co
La administración inteligente de la propiedad horizontal en el contexto de las Smart Cities representa un desafío multidimensional, donde convergen la tecnología avanzada, la gestión por procesos y las exigencias sociales y ambientales.
El concepto de “Smart” no solo se limita a la tecnología empleada en los edificios, en el marco de la Administración Digital por procesos de las Copropiedades, sino también a cómo se gestionan los recursos, se optimizan los procesos y se aseguran los estándares de calidad.
Veamos cómo la administración inteligente de la propiedad horizontal se integra dentro de las Smart Cities mediante la aplicación de la gestión por procesos, los principios de la norma ISO 9000 y la medición del desempeño a través de indicadores de gestión, que deben ser monitoreados en tiempo real mediante un tablero de control, con soporte en sensores.
Abordaremos cada una de las doce áreas de gestión del Smart Management PH desarrollado por Darío Fernando Andrade Peinado, tecnólogo SENA en Gestión de Administración de la Propiedad Horizontal, teniendo en cuenta tanto los elementos tecnológicos de los edificios inteligentes como la implementación de los estándares de calidad requeridos, en el marco de la Gestión por procesos.
1. Gestión de Liderazgo
La gestión de liderazgo es un componente esencial para el éxito de cualquier organización, y en el contexto de la propiedad horizontal, se traduce en la creación de un ambiente proactivo que fomente la cooperación entre los residentes, el consejo administrativo y los proveedores de servicios.
El liderazgo efectivo debe guiar la transición hacia la digitalización de la gestión, asegurando que los procesos estén alineados con los objetivos estratégicos de la Smart City, como la sostenibilidad, la eficiencia energética y el bienestar de los habitantes.
Indicadores de Gestión:
- Índice de satisfacción de los residentes con la administración y sus decisiones.
- Tasa de participación activa de los residentes en las decisiones comunitarias.
2. Gestión Social
Las Smart Cities tienen una dimensión social profunda que aboga por la equidad y la inclusión. En la gestión de propiedad horizontal, esto implica no solo la implementación de soluciones tecnológicas, sino también la atención a las necesidades sociales y culturales de la comunidad residente. El uso de plataformas digitales para la interacción y la gestión de servicios contribuye a crear una comunidad más conectada.
Indicadores de Gestión:
- Índice de inclusión digital: porcentaje de residentes que utilizan plataformas tecnológicas de gestión.
- Nivel de cohesión social dentro de la comunidad medida a través de encuestas periódicas.
3. Gestión Administrativa
La gestión administrativa en la propiedad horizontal en una Smart City debe integrar herramientas digitales que faciliten la automatización de procesos. Desde la recolección de pagos hasta la organización de reuniones y la gestión documental, los procesos administrativos deben ser eficientes, ágiles y transparentes.
Indicadores de Gestión:
- Tiempo promedio de respuesta a solicitudes administrativas.
- Porcentaje de digitalización de los procesos administrativos.
4. Gestión Contable y Tributaria
La eficiencia en la gestión contable y tributaria es fundamental para el funcionamiento económico de cualquier propiedad horizontal. La implementación de sistemas de contabilidad digital permite el seguimiento en tiempo real de los ingresos, egresos y obligaciones fiscales. Además, se deben incorporar criterios de optimización fiscal que aprovechen los incentivos disponibles en el contexto de la Smart City.
Indicadores de Gestión:
- Tasa de cumplimiento tributario: porcentaje de pagos fiscales realizados a tiempo.
- Eficiencia en la gestión financiera, medida por la relación entre ingresos y gastos operativos.
5. Gestión Jurídica
El marco legal que regula la propiedad horizontal es clave para garantizar la convivencia pacífica y el respeto a los derechos de todos los copropietarios. La gestión jurídica en un edificio inteligente debe integrar tanto los aspectos tradicionales como los emergentes, como la regulación de la privacidad de los datos recogidos por los dispositivos inteligentes.
Indicadores de Gestión:
- Índice de resolución de conflictos dentro de la comunidad, medido por el número de disputas legales resueltas sin intervención judicial.
- Cumplimiento de normativas legales en términos de protección de datos y seguridad.
6. Gestión de Mantenimientos y Equipos
En una Smart City, los edificios deben estar equipados con sistemas inteligentes que faciliten el monitoreo y el mantenimiento predictivo. La gestión de mantenimiento de equipos y sistemas debe incluir la utilización de sensores IoT (Internet de las Cosas) para prever fallos en los equipos antes de que ocurran, optimizando costos y mejorando la eficiencia operativa.
Indicadores de Gestión:
- Tasa de disponibilidad operativa de los sistemas inteligentes.
- Tiempo medio de reparación de fallos o averías en los sistemas tecnológicos.
7. Gestión Tecnológica con Base en los Datos
La tecnología es el corazón de las Smart Cities. La gestión tecnológica de los edificios inteligentes debe garantizar que los sistemas de recolección de datos sean eficientes, que estos datos sean procesados y que las decisiones se basen en la información recolectada en tiempo real. El uso de Big Data, Inteligencia Artificial y otras herramientas tecnológicas permitirá una gestión más eficaz.
Indicadores de Gestión:
- Índice de eficiencia energética: basado en el consumo de energía comparado con estándares óptimos.
- Porcentaje de optimización de recursos utilizando análisis de datos en tiempo real.
8. Gestión Local Territorial
La propiedad horizontal en una Smart City debe alinearse con la visión de la ciudad en cuanto a la gestión territorial, adaptándose a los planes urbanísticos y fomentando el desarrollo sostenible. Esto incluye la integración de soluciones tecnológicas que respeten el entorno urbano y promuevan la cohesión entre el edificio y su entorno.
Indicadores de Gestión:
- Grado de alineación con los planes de desarrollo urbano local.
- Índice de sostenibilidad del edificio basado en criterios de consumo energético y uso de recursos.
9. Gestión del Riesgo
La gestión del riesgo en un edificio inteligente implica la identificación y mitigación de posibles amenazas tanto a nivel estructural como tecnológico. Esto incluye la implementación de sistemas de prevención ante incendios, fallos en la infraestructura y ciberataques.
Indicadores de Gestión:
- Índice de seguridad: basado en la frecuencia de incidentes de seguridad.
- Tiempo de respuesta ante incidentes: medición del tiempo desde la detección hasta la resolución.
10. Gestión Ambiental
Las Smart Cities se caracterizan por su enfoque en la sostenibilidad ambiental. La gestión ambiental de los edificios debe enfocarse en la reducción de la huella de carbono, la optimización de los recursos naturales y la gestión eficiente de los desechos.
Indicadores de Gestión:
- Reducción de emisiones de CO2: medido por la huella de carbono del edificio.
- Porcentaje de residuos reciclados en comparación con los residuos generados.
11. Gestión de Control de Calidad
En un contexto de Smart City, la calidad debe ser monitorizada a través de sistemas inteligentes que permitan la medición continua de los estándares de servicio y funcionamiento. Desde la calidad del aire hasta el rendimiento de los equipos tecnológicos, la gestión del control de calidad es vital para asegurar el bienestar de los residentes.
Indicadores de Gestión:
- Índice de calidad del aire dentro del edificio.
- Índice de satisfacción con los servicios basados en la tecnología.
12. Gestión Comercial
La gestión comercial en una propiedad horizontal puede incluir desde la venta de unidades hasta la comercialización de servicios adicionales, como internet de alta velocidad o sistemas de carga para vehículos eléctricos. El enfoque debe ser hacia la creación de valor añadido para los residentes.
Indicadores de Gestión:
- Tasa de ocupación de las unidades residenciales.
- Nivel de ingresos por servicios adicionales.
Conclusión: Herramientas de Evaluación de los Indicadores de Gestión
Para evaluar el desempeño de estos indicadores, es fundamental contar con herramientas de análisis y seguimiento en tiempo real, como paneles de control basados en tecnologías de Big Data y Analytics. Estas herramientas permiten a los administradores y líderes de la comunidad monitorear el cumplimiento de metas de manera dinámica, permitiendo ajustes rápidos en los procesos.
La norma ISO 9000, centrada en la calidad y la mejora continua, proporciona un marco para la estandarización y evaluación de los procesos de gestión. La implementación de sus principios garantiza que los procesos estén diseñados para cumplir con las expectativas de los residentes y la comunidad, al tiempo que se mantienen los estándares de eficiencia, transparencia y sostenibilidad. En conclusión, la administración inteligente de la propiedad horizontal dentro de una Smart City exige la integración de tecnología avanzada y gestión por procesos. La aplicación de indicadores de gestión basados en la norma ISO 9000 y la medición continua de los resultados permiten a los administradores optimizar el rendimiento, mejorar la satisfacción de los residentes y contribuir al desarrollo sostenible de las copropiedades en el mundo de hoy.
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