Propiedad Horizontal frente a Habeas Data protección de datos personales

Una de las mayores inquietudes que tienen los Administradores de Propiedad Horizontal es su responsabilidad frente al cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 para la Protección de Datos Personales, ya que desde el momento de su promulgación no había sido muy clara en cuanto a sus alcances, pero con el tiempo se ha ido enriqueciendo y reglamentando con los Decretos 1377 de 2013, 1074 de 2015 y 1759 de 2016, así como con las Circulares Externas 001 de 2016 y 001 de 2017 expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

La última Circular Externa 001 del 11 de Enero de 2017, hace referencia a los responsables del tratamiento de datos personales y el plazo de inscripción de las Bases de Datos en el Registro Nacional de Bases de Datos para toda Propiedad Horizontal ante la delegatura para la protección de Datos Personales de la SIC, quien es la encargada por el Gobierno Nacional de ejercer la vigilancia para que se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la Ley 1581 de 2012.

En dicha circular menciona que de acuerdo con lo establecido en el artículo 2.2.2.26.3.1 de la sección 3 del Capítulo 26 del Decreto 1074 de 2015, los responsables del Tratamiento de datos personales, personas jurídicas de naturaleza privada que no están inscritas en las cámaras de comercio, como los Edificios y Conjuntos Residenciales de Propiedad Horizontal que están inscritas ante las Alcaldías Locales para el caso de Bogotá D.C., dicha inscripción podrá realizarse en cualquier momento hasta el treinta (30) de junio de 2018.

Habida cuenta de lo anterior, podemos observar claramente la responsabilidad que tienen los Administradores de Propiedad Horizontal frente al tratamiento de datos personales que manejan, en especial el de propietarios y residentes, ya que es un mandato legal que tienen que cumplir de acuerdo a lo contemplado en el artículo 51. Funciones del Administrador de la Ley 675 de 2001, por medio de la cual se expide el régimen de Propiedad Horizontal.

Aunque la Ley 675 de 2001 no determina qué información de propietarios y residentes debe manejar el Administrador de Propiedad Horizontal, es importante tener en cuenta que debe tratar diferentes tipos de datos, dentro de los cuales podemos encontrar los siguientes:

Datos generales de identificación de la persona. Ej: Nombre, Apellido, Cédula, sexo, etc.

Datos específicos de identificación de la persona. Ej: Firma, Nacionalidad, edad, etc.

Datos sensibles. Ej: Datos de menores, datos de salud, datos biométricos, videovigilancia, etc.

Datos de ubicación. Ej: Dirección, Teléfono Fijo, Teléfono Celular, correo electrónico, etc.

Es importante recalcar el término “Tratamiento”, el cual está definido en el “Artículo 3. Definiciones” de la Ley 1581 de 2012 y se refiere a cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, es decir, todas las actividades que debe realizar el Administrador de Propiedad Horizontal para el cumplimiento de los derechos que tienen los titulares sobre sus datos personales (Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012) y el cumplimiento de los deberes que tienen ellos como responsables del tratamiento (Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012).

Además de la plataforma tecnológica www.dondevivo.net que apoya no sólo el tema de tratamiento de datos personales sino la gestión de comunicaciones entre la Administración y sus propietarios/residentes, SABET INGENIEROS también está en condiciones de apoyar la Propiedad Horizontal con nuestro servicio de Consultoría Jurídica, Técnica y Administrativa para el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, la cual comprendería la construcción de los documentos relacionados con el tratamiento de datos personales, el registro de Bases de Datos en el RNBD de la Superintendencia de Industria y Comercio y la capacitación y sensibilización respecto al debido tratamiento de los datos personales de propietarios y residentes.

Es el momento propicio para empezar a trabajar en la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información para el tratamiento adecuado de los datos personales que tenemos en nuestros Edificios y Conjuntos Residenciales, ya que para la SIC no es suficiente el simple registro de Bases de Datos y la publicación de una política o aviso de privacidad, pues se debe demostrar la debida diligencia y esto sólo se consigue con hechos y datos frente a las medidas de seguridad que se vayan a implementar para el cumplimiento legal.

FUENTE: Ing. Jhon Redondo – Sabet Ingenieros

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